VOS QUESTIONS

A PROPOS DU FEC

Depuis quand dois-je remettre le fichier des écritures comptables à l’administration fiscale en cas de contrôle ?

Depuis le 1er janvier 2014, les contribuables qui tiennent une comptabilité au moyen de systèmes informatisés et qui font l’objet d’une vérification de comptabilité doivent remettre une copie dématérialisée du Fichier des Ecritures Comptables (FEC) à l’inspecteur des impôts en charge du contrôle fiscal de leur entreprise (art. L47 A, I du Livre des Procédures Fiscales (LPF)).

Qu’est-ce qu’une comptabilité informatisée au sens de l’administration fiscale ?

Le principe d’une comptabilité informatisée concernent tous les contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables, dès lors que leur comptabilité est tenue, en tout ou partie, au moyen de systèmes informatisés et également lorsque ces systèmes participent directement ou indirectement à la justification d’une écriture comptable.

Ils s’appliquent ainsi aux contribuables qui exercent une activité industrielle et commerciale, agricole ou non commerciale, quels que soient la nature de l’activité ou le régime d’imposition, à l’exception des contribuables relevant du régime forfaitaire des bénéfices agricoles.

Il est rappelé qu’un tableur est une application informatique au sens fiscal du terme.

Sources : BOFIP-BIC-DECLA-30-10-20-40- §30-13/12/2013

Quelle est la définition d’un logiciel comptable pour l’administration fiscale ?

La DGFiP a précisé sa définition des logiciels de comptabilité dans une instruction administrative (BOI-CF-COM-10-80, n° 180, du 03/08/2016). La DGFIP définit un logiciel de comptabilité comme “un programme informatique permettant à un appareil informatique (ordinateur) d’assurer tout ou partie des tâches de la comptabilité d’une entreprise en enregistrant et en traitant toutes les transactions réalisées par l’entreprise dans différents modules fonctionnels (comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, paie, grand-livre …)”.

Quelles nouveautés en 2017 sur le contrôle du FEC ?

Depuis le 1er janvier 2017, dans le cadre de la nouvelle procédure de contrôle fiscal à distance, l’administration fiscale peut demander à l’entreprise, sous quinze jours à compter de la réception d’un avis d’examen de comptabilité, d’adresser, sous forme dématérialisée, une copie du FEC (art. L47 AA du LPF), si la comptabilité est tenue au moyen d’un système informatisé.

Quels sont les risques en cas de non remise du fichier FEC ?

Le défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée ou la remise de FEC non conformes au format légal défini par le Livre des procédures fiscales, entraîne l’application d’une amende égale à 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

Les sanctions peuvent être d’autant plus lourdes que les irrégularités décelées au sein d’un FEC non conforme peuvent déboucher sur un rejet pur et simple de comptabilité permettant à l’administration fiscale de procéder à des corrections des éléments comptables qu’elle estime nécessaires en vue de déterminer le résultat imposable. Enfin, dans les situations les plus graves, les dispositions relatives à l’opposition à contrôle fiscal peuvent être applicables, permettant l’administration fiscale d’évaluer d’office les bases d’imposition, sans recourir à la procédure de rectification contradictoire.

A PROPOS DU FORMAT DU FEC

Sous quel format le FEC doit il être remis ?

Le fichier peut être constitué sous forme :

  • de fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée, remplissant les critères définis au VI de l’article A 47 A-1 du LPF ;
  • ou bien de fichiers structurés,  codifiés en format en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur www.impots.gouv.fr, rubrique «Professionnels».

Pouvoir présenter aux vérificateurs  des fichiers FEC conforme est primordial pour s’assurer du bon déroulement du contrôle

Quelles informations doivent figurer dans le fichier des écritures comptables FEC ?

Conformément au premier alinéa du I de l’article L. 47 A, le fichier est constitué des écritures après opérations d’inventaire, hors écritures de centralisation et hors écritures de solde des comptes de charges et de produits. Il comprend les écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur et contient, pour chaque écriture, l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l’entreprise, les dix-huit premières informations devant obligatoirement correspondre, dans l’ordre, à celles listées dans le tableau suivant :

1. Le code journal de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
2. Le libellé journal de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
3. Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
4. La date de comptabilisation de l’écriture comptable
5. Le numéro de compte (à blanc si non utilisé)
6. Le libellé de compte
7. Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
8. Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
9. La référence de la pièce justificative
10. La date de la pièce justificative
11. Le libellé de l’écriture comptable
12. Le montant au débit ou le montant
13. Le montant au crédit ou le sens
14. Le lettrage de l’écriture (à blanc si non utilisé)
15. La date de lettrage (à blanc si non utilisé)
16. La date de validation de l’écriture comptable
17. Le montant en devise (à blanc si non utilisé)
18. L’identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)
19. le code établissement (colonne à ne pas fournir si  non utilisé)

Puis je changer le nom de mon fichier FEC ?

Non, le fichier des écritures comptables est nommé selon la nomenclature définie par le LPF de la manière suivante :

SirenFECAAAAMMJJ, où ” Siren ” est le Siren du contribuable mentionné à l’article L. 47 A et AAAAMMJJ la date de clôture de l’exercice comptable.

La comptabilité auxiliaire doit-elle être intégrée dans le FEC ? Si oui, sous quelle forme ?

Les comptes auxiliaires font partie intégrante de la comptabilité. Les écritures doivent être détaillées, et sans centralisation.

Il existe cependant une exception à cette règle, dans le cas d’un « logiciel métier » indépendant de la comptabilité générale.

L’administration fiscale précise (BOFiP-CF-IOR-60-40-20 § 65-13/12/2013) dernière version  date du 7 juin 2017 que si le détail de certaines écritures comptables est contenu dans des applications métiers de l’entreprise et non dans des modules annexes au module de comptabilité générale, les écritures agrégées de ces applications sont acceptées.

A PROPOS DES BONNES PRATIQUES DU FEC

Si l'entreprise tient sa comptabilité manuellement et qu'il est procédé par le cabinet comptable à une reprise de balance informatisée pour établir les déclarations, quelles sont les conséquences ?

La simple saisie informatique d’une balance issue d’une tenue de comptabilité manuelle est constitutive d’une comptabilité informatisée. Par conséquent l’entreprise ou le cabinet comptable doit être en mesure de fournir un FEC qui devra inclure l’ensemble des écritures de façon détaillées de la comptabilité.

En cas d'utilisation de logiciels ou modules de gestion indépendants du logiciel comptable, peut-on reprendre les totalisations issues de ces logiciels ?

Si le détail de certaines écritures comptables est contenu dans des progiciels métiers de l’entreprise et non dans des modules annexes au module de comptabilité générale, les écritures agrégées issues de ces applications sont acceptées (par exemple : montant agrégé des cotisations d’assurance émises, mouvements de consommation sur stock, logiciel de caisse, etc.).

Sources : BOFIP-CF-IOR-60-40-20 § 65-13/12/2013 dernière version  date du 7 juin 2017

Un cabinet comptable est-il en mesure de ressaisir des cumuls mensuels issus de tableurs Excel pour les dépenses ou les recettes ou pour des saisies de journaux auxiliaires ?

En cas de préparation de la saisie sur tableur, aucune totalisation ne peut être reprise. Les écritures doivent être enregistrées en détail. Les seules totalisations qui peuvent être reprises sont celles provenant d’un logiciel métier indépendant de la comptabilité.

Le logiciel comptable doit impérativement remplir plusieurs critères pour être conforme aux dispositions de l’article A47 A-1 du LPF, dont celui du caractère probant, ce qui signifie que celui-ci doit garantir l’irréversibilité et l’intangibilité des enregistrements comptables.

En cas de vérification à la TVA, doit on remettre un FEC avec des écritures ne comportant pas de date de validation ?

Par principe la vérification de comptabilité doit être réalisée à partir d’écritures validées.

Les écritures saisies doivent être validées sur la période concernée par le contrôle. Le contribuable devra fournir un FEC validé au vérificateur.

Comment dois je faire si mon fichier FEC est trop gros ?

Si le volume de données est trop important pour constituer un seul fichier d’écritures comptables par exercice, le fichier peut, en accord avec le service vérificateur, être remis de manière simultanée sur plusieurs supports.

Ainsi, il est possible de procéder à un découpage par période (semestre, trimestre, mois).

Les fichiers ainsi remis doivent respecter le format défini par l’arrêté du 29 juillet 2013 et les prescriptions du présent BOFiP.

De plus, pour les fichiers à plat, chacun des fichiers remis devra obligatoirement comporter en première ligne le nom des champs, comme défini à l‘article A. 47 A-1 du LPF.

Exemple :

123456789FEC20131231_01 : écritures comptables du mois de janvier 2013.

123456789FEC20131231_02 : écritures comptables du mois de février 2013.

456321789FEC20130630_1T : écritures comptables du premier trimestre de l’exercice clos au 30/06/2013.

Quelles sont les conséquences d’un changement de logiciel ?

En cas de changement de logiciel, le contribuable peut  remettre le FEC de l’exercice en deux fichiers distincts ; le premier fichier étant produit par l’ancien logiciel et le second par le nouveau. Ces deux fichiers doivent être remis de manière simultanée et respecter le format défini à l’article A. 47 A-1 du LPF.

Ce changement de logiciel implique nécessairement un changement de référentiel comptable. La remise des fichiers doit par conséquent être accompagnée des tables de correspondances et de réconciliation comptables entre les deux logiciels

(BOI-CF-IOR-60-40-20, n°400 13/12/2013)  derniere version  date du 7 juin 2017

Le test du FEC par le logiciel TestComptaDemat est-il suffisant pour me prémunir lors d’un contrôle fiscal ?

Comme il est précisé dans la notice d’utilisation du logiciel TestComptaDemat, ce test a une valeur indicative. Il ne constitue pas une attestation de conformité et n’est pas opposable à l’administration.

Il est donc conseillé d’utiliser un logiciel spécialisé

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